1. Untuk membentuk suatu kepanitian atau struktur organisasi yang baik, maka diperlukanlah rincian kerja yang harus dilakukan.
Nah, ini nih job description untuk anda semua panitia buku tahunan dan video tahunan SMA Gonzaga 2010 angakatan 21
Ketua
a. Bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan pra-produksi, produksi, dan pasca produksi Buku Tahunan.
b. Memilih koordinator tiap bidang bersama dengan Wakil Ketua
c. Menentukan Job Description tiap bidang bersama dengan Wakil Ketua
d. Mengkoordinir kerja tiap bidang secara keseluruhan
e. Mengkoordinir tim produksi pada saat proses produksi dimulai
f. Menyusun jadwal rapat dan kegiatan Buku Tahunan bersama Wakil Ketua
2. Wakil Ketua
a. Bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan pra-produksi, produksi, dan pasca produksi Buku Tahunan.
b. Membantu Ketua dalam memilih koordinator tiap bidang
c. Membantu Ketua dalam menentukan Job Description tiap bidang
d. Membantu Ketua mengkoordinir kerja tiap bidang secara keseluruhan
e. Mengkoordinir tim pra-pasca produksi saat proses produksi dimulai
f. Bersama dengan Ketua, menyusun jadwal rapat dan kegiatan Buku Tahunan
3. Sekretaris
a. Bertanggung jawab atas arsip-arsip yang dipegang
b. Melaksanakan tata administrasi kesekretariatan
· Membuat proposal pelaksanaan
· Mencatat notulensi rapat
· Menyusun surat-surat masuk dan keluar
· Membuat LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban)
· Membuat surat-surat yang diperlukan
c. Mengarsipkan data-data yang ada
d. Bersama dengan Ketua, menyusun jadwal rapat dan kegiatan Buku Tahunan
4. Bendahara
a. Bertanggung jawab atas
b. Melaksanakan tata administrasi keuangan
c. Bersama dengan bidang Dana, menyusun anggaran produksi Buku Tahunan
d. Mengatur pengeluaran dan pemasukan kersama dengan bidang Dana
e. Mengadakan usaha-usaha kreatif dalam pencarian dana
PRA-PASCA PRODUKSI
5. Dana
a. Bertanggung jawab atas distribusi dana
b. Menginformasikan perkembangan dana kepada Bendahara
c. Bersama dengan Bendahara, menyusun anggaran produksi Buku Tahunan
d. Bertanggung jawab mengenai pencetakan Buku Tahunan
· Bertanggung jawab mencari alternatif percetakan Buku Tahunan
· Berhubungan langsung dengan percetakan
· Bersama dengan sekretaris mengurus kontrak antara panitia dengan percetakan
e. Mengadakan usaha-usaha kreatif dalam pencarian dana
f. Mencari pihak donator ataupun sponsor guna menutupi biaya produksi Buku Tahunan
g. Bersama dengan bidang Humas, mengkomunikasikan masalah dana dengan pihak sekolah.
6. Humas
a. Mengurus perhubungan panitia Buku Tahunan ke dalam
b. Menginformasikan jadwal rapat kepada seluruh panitia
c. Mengkomunikasikan jadwal kegiatan Buku Tahunan kepada siswa-siswi SMA Gonzaga
d. Mengurus dispensasi dengan pihak moderator
e. Membentuk dan mengkoordinir wakil-wakil kelas dan angkatan
f. Bersama dengan bidang Data, mengumpulkan arsip
· Hasil polling
· Data penjualan Buku Tahunan
g. Bersama dengan bidang Dana, mengkomunikasikan masalah dana dengan pihak sekolah.
PRODUKSI
7. Data
a. Mengumpulkan dan mengarsipkan keseluruhan data-data Buku Tahunan
b. Bertanggung jawab mengumpulkan data-data dari bidang Dokumentasi
· Ikut serta dalam kegiatan photo session untuk langsung mengambil data yang ada
c. Bertanggung jawab mengumpulkan data-data dari bidang Jurnalistik
d. Bertanggung jawab mengumpulkan data-data dari bidang Layout
e. Bertanggung jawab atas data-data yang sudah diberikan atau diarsipkan
8. Jurnalistik
a. Bertanggung jawab atas artikel-artikel yang telah disusun
b. Menyusun artikel-artikel yang terdapat dalam Buku Tahunan
c. Menyusun jadwal wawancara dengan narasumber
d. Memberikan hasil kerja kepada bidang Data untuk diarsipkan
e. Membantu bidang Data dalam menyusun data-data yang ada, yaitu:
· Biodata;
· Hasil polling, dsb
9. Dokumentasi
a. Bertanggung jawab atas hasil dokumentasi yang ada
b. Bersama dengan bidang Humas, menyusun jadwal photo session (kelas, ekskul, guru, dsb)
c. Bersama dengan bidang Layout, menyesuaikan konsep foto dengan desain
d. Mengumpulkan hasil dokumentasi dari kegiatan-kegiatan maupun snapshot yang diperlukan untuk penyusunan Buku Tahunan
e. Memberikan hasil dokumentasi kepada bidang Data untuk diarsipkan
f. Bekerja sama dengan tim Video Tahunan setelah tugas Buku Tahunan selesai
10. Layout
a. Bertanggung jawab atas hasil desain yang ada
b. Menyusun desain layout Buku Tahunan sesuai dengan konsep yang ada
c. Bersama dengan bidang Dokumentasi, menyesuaikan konsep desain dengan foto
d. Bersama dengan bidang Dana, mengurus percetakan ataupun ketentuan pencetakan Buku Tahunan
e. Memberikan hasil layout kepada bidang Data untuk diarsipkan
11. Ketua Year Video
a. Bertanggung jawab atas Video Tahunan yang diproduksi.
b. Mengkoordinir semua anggota perbidang yang ada didalam video tahunan
c. Memimilih dan menetukan koordinator tiap bidang
d. Membuat konsep atas video tahunan yang akan diproduksi
